Quando si parla di antiriciclaggio nelle agenzie immobiliari, l’identificazione del cliente e la raccolta della documentazione rappresentano la prima parte dell’attività di “adeguata verifica”.
Tra gli aspetti che richiedono particolare attenzione vi sono la verifica dell’eventuale qualifica di Persona Politicamente Esposta (PEP) e i controlli relativi alle liste sanzionatorie.
Queste due tipologie di verifica, spesso, sono nominate insieme, ma rispondono a logiche diverse fra loro e producono conseguenze assolutamente differenti.
Chi è una Persona Politicamente Esposta (PEP)
Il D.Lgs. 231/2007 definisce Persone Politicamente Esposte le persone fisiche che ricoprono, o hanno ricoperto entro il periodo previsto dalla normativa, importanti cariche pubbliche.
Rientrano nella disciplina, alle condizioni stabilite dalla legge, anche determinati familiari e soggetti che intrattengono con la PEP stretti legami.
La categoria comprende, ad esempio, esponenti di governo, parlamentari, determinate cariche regionali e locali, componenti degli organi direttivi centrali dei partiti politici, vertici di autorità pubbliche e altre figure espressamente individuate dalla normativa.
Per un’agenzia immobiliare questo significa che, nell’ambito dell’adeguata verifica, occorre determinare se il cliente o il Titolare Effettivo – tema che approfondiremo separatamente – rientri o meno nella definizione di PEP.
Essere una PEP non significa essere un cliente sospetto
Questo è un punto fondamentale.
La qualifica di PEP non rende automaticamente sospetta una compravendita immobiliare e non implica, assolutamente, che il cliente sia coinvolto in attività illecite.
Una PEP può naturalmente acquistare o vendere un immobile come qualsiasi altro soggetto.
La differenza riguarda gli adempimenti antiriciclaggio: quando il cliente o il Titolare Effettivo è una PEP, la normativa prevede misure di adeguata verifica rafforzata, salvo le specifiche disposizioni previste nel caso della Pubblica amministrazione.
E qui le conseguenze diventano concrete. Nell’adeguata verifica rafforzata rientrano anche misure per stabilire l’origine del patrimonio e dei fondi impiegati nell’operazione.
Per l’agenzia, quindi, il problema non consiste semplicemente nel chiedere al cliente se sia PEP o meno – o al limite scoprirlo autonomamente – ma gestire correttamente ciò che deriva da questa informazione.
La dichiarazione del cliente è sufficiente?
Nella pratica molte procedure prevedono moduli nei quali il cliente dichiari una serie di informazioni, compresa l’eventuale qualifica di Persona Politicamente Esposta.
La dichiarazione è importante, ma non esaurisce necessariamente l’attività di adeguata verifica.
Il principio alla base della normativa antiriciclaggio è infatti quello di una valutazione basata sul rischio.
Le informazioni raccolte devono quindi essere considerate nel loro insieme e, quando il profilo del cliente, o dell’operazione, lo richiedono, possono rendersi necessari ulteriori approfondimenti.
È proprio qui che emerge la differenza tra raccogliere documenti e gestire una pratica antiriciclaggio.
PEP e liste sanzionatorie non sono la stessa cosa
Un errore da evitare è considerare equivalenti il controllo PEP e quello sulle liste sanzionatorie.
Non lo sono.
La qualifica di PEP deriva dall’esercizio di determinate funzioni pubbliche e comporta l’applicazione delle misure previste dalla disciplina antiriciclaggio.
Le liste sanzionatorie, invece, individuano persone fisiche, società, organizzazioni ed entità destinatarie di specifiche misure restrittive.
L’Unione europea adotta diversi regimi sanzionatori, geografici e tematici, che possono comportare, tra l’altro, il congelamento di fondi e risorse economiche e il divieto di metterli, direttamente o indirettamente, a disposizione dei soggetti designati.
Per questo lo screening PEP e lo screening delle liste sanzionatorie sono controlli distinti, anche quando vengono effettuati nell’ambito della stessa istruttoria.
Cosa succede se emerge una corrispondenza?
Questa è sicuramente la parte più delicata.
La presenza di un nominativo uguale o simile a quello del cliente non consente automaticamente di concludere che ci si trovi davanti alla stessa persona.
Omonimie, dati anagrafici e altre informazioni disponibili possono richiedere ulteriori verifiche.
Allo stesso modo, l’emersione della qualifica di PEP non determina automaticamente l’esistenza di un’operazione sospetta.
Occorre quindi evitare due estremi: ignorare il risultato del controllo oppure trasformare qualsiasi corrispondenza in un giudizio automatico sul cliente.
Il risultato deve essere approfondito e inserito correttamente nella valutazione complessiva della pratica.
Il controllo deve anche essere documentato
L’antiriciclaggio non riguarda soltanto ciò che viene verificato, ma anche la possibilità di ricostruire successivamente l’attività svolta.
Per un’agenzia immobiliare diventa importante poter documentare le informazioni raccolte, le verifiche effettuate e la gestione degli eventuali elementi emersi.
Ed è proprio questo uno dei punti nei quali la pratica antiriciclaggio può diventare impegnativa per una struttura di piccole o medie dimensioni.
L’agente immobiliare deve occuparsi dell’immobile, seguire venditore e acquirente, organizzare visite e trattative, raccogliere la documentazione, accompagnare le parti verso la conclusione dell’operazione.
A tutto questo si aggiungono gli obblighi antiriciclaggio.
Dalla modulistica alla gestione della pratica
Compilare correttamente la modulistica è necessario.
Ma la modulistica, da sola, non coincide con l’intera attività di adeguata verifica. Occorre identificare i soggetti coinvolti, valutare le informazioni raccolte, effettuare i controlli pertinenti e documentare adeguatamente l’attività svolta.
È su questo piano operativo che interviene ImmoSafe231, il servizio di Schembri & Associati dedicato alle pratiche antiriciclaggio per le agenzie immobiliari.
Schembri & Associati opera da anni nell’ambito delle pratiche antiriciclaggio per il settore bancario e ha sviluppato un modello appositamente pensato per le esigenze delle agenzie immobiliari.
L’agenzia può affidare la singola pratica quando ne ha necessità, senza abbonamenti né costi fissi.
Il servizio comprende l’istruttoria antiriciclaggio: screening PEP e liste sanzionatorie, due diligence reputazionale, individuazione del Titolare Effettivo nelle operazioni con società, predisposizione del fascicolo e conservazione documentale.
Perché il punto non è soltanto raccogliere una dichiarazione, è poter dimostrare di avere gestito e documentato correttamente la pratica antiriciclaggio.
Hai una pratica antiriciclaggio da gestire?
Con ImmoSafe231 l’agenzia può affidare a Schembri & Associati la singola pratica, senza abbonamenti né costi fissi. La prima pratica è gratuita.
Scopri ImmoSafe231